Как сделать онлайн-мероприятие с нуля до продаж: пошаговая инструкция

Онлайн-мероприятия — наша новая реальность, поэтому оттачивать мастерство их организации и проведения — это то, что совершенно точно необходимо. Очарование кухонных интерьеров и плохой звук — все это вы еще как-то могли позволить себе в начале удаленки. Сегодня пришло время качественных онлайнов с хорошей картинкой, звуком и продуманными сценариями. На основе своего опыта мы постарались составить максимально подробную инструкцию по проведению такого мероприятия.

Шаг 1: определиться с бизнес-задачами и целевой аудиторией

Это должна определить компания-заказчик. Важно максимально ясно сформулировать задачу и обратить внимание на все детали. В российских реалиях, например, названия профессий, специализаций потенциальных участников могут отличаться от международно принятых. Поэтому нужно максимально точно определить, кто аудитория продвигаемых вами услуг и продуктов и кого вы хотите видеть на мероприятии.

Шаг 2: определиться с темами, интересными для аудитории

Что интересно именно этой аудитории? Что популярно на аналогичных мероприятиях? Наш опыт показывает, что самый большой интерес вызывают реализованные кейсы.

Шаг 3: собрать пул спикеров по выбранным темам

В каждой вертикали, где у компании есть кейсы, найдите максимально авторитетных лидеров, чей опыт был бы интересен всем остальным. Уточните, есть ли партнеры, которые могли бы помочь с контентом и спикерами. Но не нужно забывать, что специалистам интереснее слушать не консультантов, а именно представителей компаний, которые могут рассказать о своем опыте.

Шаг 4: создать лендинг

Это нужно сделать минимум за месяц до начала мероприятия.

Что должно быть в лендинге:

• описание мероприятия, объяснение, для кого оно;
• программа с таймингом и спикерами (с фото);
• логотипы партнеров;
• логотипы информационных партнеров;
• форма регистрации на мероприятие (не забудьте «прикрутить» к ней автоматическое письмо, подтверждающее регистрацию);
• согласие на обработку данных, GDPR;
• собственно, плеер, который появится там в день трансляции, а также чат для аудитории, где они могут задавать вопросы спикерам.

Шаг 5: найти модератора мероприятия

Здесь два варианта: внутренний (из компании клиента или партнера) и внешний.

Модератор — очень важный элемент мероприятия. Именно от него зависит настрой спикеров, мотивация и вовлеченность аудитории.

Плюсы внутреннего модератора — полное погружение в тему, знание отрасли, задач компании на мероприятии. Возможная проблема: человек не обладает данными спикера и харизмой ведущего. Это важно, так как есть риск потерять аудиторию во время трансляции. Одно дело офлайн, где люди редко уходят с сессии, другое — онлайн, где удерживать внимание аудитории сложно, ведь слушатель может отключиться в любой момент одним кликом.

В качестве внешнего модератора лучше привлечь человека, чья профессиональная деятельность связана с темой мероприятия, или который имеет соответствующий бэкграунд. Это может быть, например, журналист или профессиональный ведущий. Здесь, конечно, сложно найти того, кто на 100% погружен в тему. Поэтому потребуется время, чтобы ввести человека в курс дела. Важно, чтобы внешний модератор должным образом передал послания компании, знал важные нюансы, факты, относящиеся к теме. Иначе мероприятие может быть подпорчено любой мелочью.

Итого: если модератор внутренний, то закладывайте больше времени на репетиции (будьте дотошными и требовательными во время прохождения по сценарию), если он внешний, то на введение его в тему (дайте больше материалов для изучения, выделите человека в компании, с которым он может побеседовать).

Шаг 6: организовать технические созвоны со спикерами

Если вы хотите качественную картинку, и кухонные интерьеры не вдохновляют и не соответствуют духу бренда, то не пожалейте времени на созвоны со спикерами. Уточните заранее, откуда они будут выходить в эфир в день мероприятия, посмотрите, какое там освещение, какие есть варианты для заднего фона и т.п.

Вышлите спикерам гайды: сетап, свет, одежда, расположение ноутбука (не телефон!) и т.д. Четко проговорите все пункты.

Удостоверьтесь, что у спикера на компьютере установлено приложение, через которое будет организована трансляция, хорошо работает микрофон, скорость интернета высокая. Также важно проговорить все эти аспекты с модератором.

Участники, да и он сам могут находиться в разных часовых поясах, и освещение во время технического созвона может отличаться от того, что будет в прямом эфире, и т.п.

Шаг 7: провести предзаписи

Формат онлайн-мероприятия, конечно, предполагает изначально прямой эфир и интерактив с аудиторией. Однако в наше нестабильное время стоит предусмотреть такую вероятность, как внезапная болезнь спикера или проблемы с интернетом. Посмотрите, насколько скажется на программе потенциальное отсутствие того или иного человека и лучше сделайте предзапись его выступления. Если все будет хорошо, то она не понадобится, но в случае форс-мажора ваша программа будет сохранена.

Шаг 8: организовать промо

Это отдельная — большая — часть подготовки. Понятно, что если ее не сделать, то никто не придет смотреть ваше прекрасно организованное мероприятие. Во многих случаях стоит задействовать несколько каналов коммуникации, четко понимая, что какие-то из них могут не сработать.

Каналы могут быть такие:

• Facebook (платное промо на нужную ЦА);
• рассылки и посты в группах в соцсетях и закрытых чатах различных релевантных ЦА;
• медиа;
• партнеры — рассылки и посты в соцсетях, приглашения по частным каналам экспертов.

За день до мероприятия:

• назначьте короткие созвоны со всеми спикерами для технического чекапа (это второй заход, с этим нужно осторожно, старайтесь не отнимать у них много времени, чек проводите быстро и по существу);
• еще раз проверьте готовность лендинга к трансляции;
• сделайте рассылку-напоминание по электронной почте и смс;
• подготовьте список контактов спикеров, спишитесь со всеми в WhatsApp, чтобы быть на связи по оперативным вопросам в день мероприятия (если вдруг технически что-то пойдет не так, вы не будете тратить лишнее время на поиск их номеров телефонов);
• создайте рабочий чат для связи технической и контентной команд и модератора;
• договоритесь, кто и как будет вести беседу с аудиторией в чате мероприятия, как будут поступать вопросы к модератору.

В день мероприятия:

• будьте на рабочем месте за три часа до мероприятия;
• пройдитесь по техническому чек-листу;
• в назначенное время проверьте, что модератор и первая партия спикеров подключилась к Zoom по ссылке (далее заранее
• проверяйте приход спикеров на последующие сессии);
• как только мероприятие началось, проверьте, что запись идет;
• общайтесь с аудиторией через чат и передавайте вопросы релевантным спикерам.

После мероприятия:

• сделайте рассылку: и тем, кто посетил мероприятия, и тем, кто не появился (в письме дайте ссылку на запись и презентации спикеров, предварительно согласовав с ними, что они дают на это добро);
• организуйте обзвон всех тех, кто посетил мероприятие,
• соберите обратную связь (что понравилось, что нет) и узнайте, кто заинтересован в технологиях и в продуктах, о которых вы говорили, ведь это главная бизнес-цель мероприятия.

Хотите онлайн-мероприятие “под ключ”? Присылайте вашу заявку на hello@bumanmedia.ru

Статья впервые опубликована на rbc.ru 15 января 2021