Как сделать онлайн-мероприятие с нуля до продаж: пошаговая инструкция

Онлайн-мероприятия — наша новая реальность, поэтому оттачивать мастерство их организации и проведения — это то, что совершенно точно необходимо. Очарование кухонных интерьеров и плохой звук — все это вы еще как-то могли позволить себе в начале удаленки. Сегодня пришло время качественных онлайнов с хорошей картинкой, звуком и продуманными сценариями. На основе своего опыта мы постарались составить максимально подробную инструкцию по проведению такого мероприятия.

Шаг 1: определиться с бизнес-задачами и целевой аудиторией

Это должна определить компания-заказчик. Важно максимально ясно сформулировать задачу и обратить внимание на все детали. В российских реалиях, например, названия профессий, специализаций потенциальных участников могут отличаться от международно принятых. Поэтому нужно максимально точно определить, кто аудитория продвигаемых вами услуг и продуктов и кого вы хотите видеть на мероприятии.

Шаг 2: определиться с темами, интересными для аудитории

Что интересно именно этой аудитории? Что популярно на аналогичных мероприятиях? Наш опыт показывает, что самый большой интерес вызывают реализованные кейсы.

Шаг 3: собрать пул спикеров по выбранным темам

В каждой вертикали, где у компании есть кейсы, найдите максимально авторитетных лидеров, чей опыт был бы интересен всем остальным. Уточните, есть ли партнеры, которые могли бы помочь с контентом и спикерами. Но не нужно забывать, что специалистам интереснее слушать не консультантов, а именно представителей компаний, которые могут рассказать о своем опыте.

Шаг 4: создать лендинг

Это нужно сделать минимум за месяц до начала мероприятия.

Что должно быть в лендинге:

  • описание мероприятия, объяснение, для кого оно;
  • программа с таймингом и спикерами (с фото);
  • логотипы партнеров;
  • логотипы информационных партнеров;
  • форма регистрации на мероприятие (не забудьте «прикрутить» к ней автоматическое письмо, подтверждающее регистрацию);
  • согласие на обработку данных, GDPR;
  • собственно, плеер, который появится там в день трансляции, а также чат для аудитории, где они могут задавать вопросы спикерам.

Шаг 5: найти модератора мероприятия

Здесь два варианта: внутренний (из компании клиента или партнера) и внешний.

Модератор — очень важный элемент мероприятия. Именно от него зависит настрой спикеров, мотивация и вовлеченность аудитории.

Плюсы внутреннего модератора — полное погружение в тему, знание отрасли, задач компании на мероприятии. Возможная проблема: человек не обладает данными спикера и харизмой ведущего. Это важно, так как есть риск потерять аудиторию во время трансляции. Одно дело офлайн, где люди редко уходят с сессии, другое — онлайн, где удерживать внимание аудитории сложно, ведь слушатель может отключиться в любой момент одним кликом.

В качестве внешнего модератора лучше привлечь человека, чья профессиональная деятельность связана с темой мероприятия, или который имеет соответствующий бэкграунд. Это может быть, например, журналист или профессиональный ведущий. Здесь, конечно, сложно найти того, кто на 100% погружен в тему. Поэтому потребуется время, чтобы ввести человека в курс дела. Важно, чтобы внешний модератор должным образом передал послания компании, знал важные нюансы, факты, относящиеся к теме. Иначе мероприятие может быть подпорчено любой мелочью.

Итого: если модератор внутренний, то закладывайте больше времени на репетиции (будьте дотошными и требовательными во время прохождения по сценарию), если он внешний, то на введение его в тему (дайте больше материалов для изучения, выделите человека в компании, с которым он может побеседовать).

Шаг 6: организовать технические созвоны со спикерами

Если вы хотите качественную картинку, и кухонные интерьеры не вдохновляют и не соответствуют духу бренда, то не пожалейте времени на созвоны со спикерами. Уточните заранее, откуда они будут выходить в эфир в день мероприятия, посмотрите, какое там освещение, какие есть варианты для заднего фона и т.п.

Вышлите спикерам гайды: сетап, свет, одежда, расположение ноутбука (не телефон!) и т.д. Четко проговорите все пункты.

Удостоверьтесь, что у спикера на компьютере установлено приложение, через которое будет организована трансляция, хорошо работает микрофон, скорость интернета высокая. Также важно проговорить все эти аспекты с модератором.

Участники, да и он сам могут находиться в разных часовых поясах, и освещение во время технического созвона может отличаться от того, что будет в прямом эфире, и т.п.

Шаг 7: провести предзаписи

Формат онлайн-мероприятия, конечно, предполагает изначально прямой эфир и интерактив с аудиторией. Однако в наше нестабильное время стоит предусмотреть такую вероятность, как внезапная болезнь спикера или проблемы с интернетом. Посмотрите, насколько скажется на программе потенциальное отсутствие того или иного человека и лучше сделайте предзапись его выступления. Если все будет хорошо, то она не понадобится, но в случае форс-мажора ваша программа будет сохранена.

Шаг 8: организовать промо

Это отдельная — большая — часть подготовки. Понятно, что если ее не сделать, то никто не придет смотреть ваше прекрасно организованное мероприятие. Во многих случаях стоит задействовать несколько каналов коммуникации, четко понимая, что какие-то из них могут не сработать.

Каналы могут быть такие:

  • Facebook (платное промо на нужную ЦА);
  • рассылки и посты в группах в соцсетях и закрытых чатах различных релевантных ЦА;
  • медиа;
  • партнеры — рассылки и посты в соцсетях, приглашения по частным каналам экспертов.

За день до мероприятия:

  • назначьте короткие созвоны со всеми спикерами для технического чекапа (это второй заход, с этим нужно осторожно, старайтесь не отнимать у них много времени, чек проводите быстро и по существу);
  • еще раз проверьте готовность лендинга к трансляции;
  • сделайте рассылку-напоминание по электронной почте и смс;
  • подготовьте список контактов спикеров, спишитесь со всеми в WhatsApp, чтобы быть на связи по оперативным вопросам в день мероприятия (если вдруг технически что-то пойдет не так, вы не будете тратить лишнее время на поиск их номеров телефонов);
  • создайте рабочий чат для связи технической и контентной команд и модератора;
  • договоритесь, кто и как будет вести беседу с аудиторией в чате мероприятия, как будут поступать вопросы к модератору.

В день мероприятия:

  • будьте на рабочем месте за три часа до мероприятия;
  • пройдитесь по техническому чек-листу;
  • в назначенное время проверьте, что модератор и первая партия спикеров подключилась к Zoom по ссылке (далее заранее
  • проверяйте приход спикеров на последующие сессии);
  • как только мероприятие началось, проверьте, что запись идет;
  • общайтесь с аудиторией через чат и передавайте вопросы релевантным спикерам.

После мероприятия:

  • сделайте рассылку: и тем, кто посетил мероприятия, и тем, кто не появился (в письме дайте ссылку на запись и презентации спикеров, предварительно согласовав с ними, что они дают на это добро);
  • организуйте обзвон всех тех, кто посетил мероприятие,
  • соберите обратную связь (что понравилось, что нет) и узнайте, кто заинтересован в технологиях и в продуктах, о которых вы говорили, ведь это главная бизнес-цель мероприятия.

Хотите онлайн-мероприятие “под ключ”? Присылайте вашу заявку на hello@bumanmedia.ru

Статья впервые опубликована на rbc.ru 15 января 2021

--

--

--

Communication agency, SABRE awarded. Over 10 years on the Russian market.

Love podcasts or audiobooks? Learn on the go with our new app.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store
Buman Media

Buman Media

Communication agency, SABRE awarded. Over 10 years on the Russian market.

More from Medium

Custom VS code snippets and most valuable keyboard shortcuts

Tanchjim OLA: looks small, Sings BIG

Restaurant Menu Costing — How to Automate Recipe Calculations & Eliminate Low-Margin Items

Colorado Denver Dispensary: A Simple Definition